Categorias: EMPRESA DE TRADUCCIÓN

Anécdotas con los plazos de entrega

Con este artículo queremos ofrecer a nuestros seguidores algo un poco distinto a lo que venimos ofreciendo en el blog. Se trata de una serie de anécdotas relacionadas con los plazos de entrega de los proyectos de traducción que hacemos. Son casos reales en los que no vamos a citar nombres por motivos de confidencialidad con los que pretendemos mostrar que la urgencia de algunos clientes puede ser bastante relativa.

Urgencias al elaborar presupuestos:

En nuestra profesión las prisas son algo cotidiano, incluso antes de poner en marcha una traducción. Que un cliente solicite que le remitamos un presupuesto lo antes posible es habitual. En cualquier caso, la frase hecha “las prisas no son buenas” viene aquí que ni pintada. Gran parte de las veces que nos solicitan un presupuesto “para ya”, el cliente se despista y no facilita datos absolutamente necesarios para ello, como el idioma o los idiomas de destino, o incluso olvida adjuntar la documentación para la que requiere dicho presupuesto.

La premura al solicitar un presupuesto no siempre es productiva. A colación de esto podemos citar la siguiente anécdota:

Un cliente recurrente de TraducciónExperta nos solicita a las 13.30 una traducción técnica de unas 2.600 palabras que desea recibir a lo largo de la tarde. No indica la lengua o las lenguas de destino, por lo que le localizamos por teléfono para que nos aclare ese punto, y él señala que la traducción es del español al italiano. En menos de diez minutos le remitimos el presupuesto, indicándole que necesitamos que nos lo confirme antes de las 16.00 para poder cumplir ese plazo de entrega, o de lo contrario no sería factible. Con el fin de agilizar la confirmación por parte del cliente, en vano tratamos de hablar con él en sus teléfonos en seis ocasiones. Pasadas las 17.30, dicho cliente nos contesta al correo y nos dice que al final la traducción la necesita del español al inglés, pero que tiene que estar entregada antes las 18.30. Nosotros le comunicamos que en una hora no podemos entregarle una traducción de esos textos con la calidad que nos gusta ofrecer, y que en cualquier caso podríamos entregarlo al día siguiente a primera hora. Finalmente, el cliente acepta la propuesto y nos dice que también le vale ese plazo de entrega.

Transferencia:

También nos sucede de vez en cuando que un cliente trata de “transferirnos” sus prisas o sus funciones. Esto puede sonar un tanto extraño, pero esta anécdota (que nos resultó un tanto surrealista) lo explica todo:

Una clienta nueva de una gran empresa nos remite un correo poniendo únicamente esto:

Necesito una traducción urgente. ¿Cuándo me la podéis entregar y cuánto me cobráis?

Un compañero de TraducciónExperta respondió solicitando información crucial para poder responder a su petición: idiomas de origen y destino, número aproximado de palabras o páginas, etc. Después, al no obtener respuesta, tras dos horas de espera ese mismo compañero llamó a la clienta por teléfono y comentó que necesitábamos cierta información para poder atender su solicitud. La cliente contestó diciendo que no tenía tiempo para contestarnos a ello, y que miráramos en la página Web de su empresa, en cierto apartado del que podríamos descargar los documentos en cuestión. Mi compañero accede a dicha Web, y para nuestra sorpresa nos solicitan un usuario y una contraseña para acceder a los documentos que debíamos presupuestar. Volvemos a contactar con la persona interesada y le comentamos lo sucedido. De nuevo insiste en su falta de tiempo y nos facilita el teléfono de su compañera para que hablemos con ella directamente. Al contactar con su compañera nos sucede lo mismo: también esta otra persona tiene escasez de tiempo, y nos facilita un teléfono que empieza por 902 para que hablemos con su departamento informático, donde nos facilitarán unas claves de acceso. Llamamos a dicho departamento de informática, donde un técnico nos dice que para crearnos un usuario y una contraseña tiene que solicitarlo alguien de su empresa. Escribimos por correo a la clienta que solicitaba el presupuesto pidiéndole que autorizara la creación de dicho usuario, a lo que se nos responde con: Cuando saque un rato lo solicito.

Transcurridos cuatro días sin más noticias, volvimos a contactar con esta clienta, pero de nuevo estaba muy “liada”. Nos dijo que cuando pudiera pediría los documentos y nos los enviaría. Una semana después, repetimos el contacto, pero la situación se repitió.

Al final, por nuestra parte hicimos varias tareas propias de un/a secretario/a que realmente no nos corresponden y que no sirvieron de mucho. De esto hace más de dos años, y no hemos vuelto a saber de esa clienta potencial.

Urgencias que no son:

Muchas de estas situaciones son gratificantes. Se dan cuando un cliente llama y dice que necesita una traducción urgente, pero realmente el plazo que nos da es muy holgado y no requiere urgencia. Además, el cliente recibe una agradable sorpresa cuando se le remite el presupuesto correspondiente y se le explica que no se le aplica tarifa de urgencia porque con el plazo que facilita no se considera como tal. Normalmente esto sucede con clientes poco habituados a contratar servicios de traducción, revisión o transcripción.

Pero también hay otro tipo de urgencias “relativas” que queremos ilustrar con la siguiente anécdota:

Un cliente nos solicita una traducción y para su ejecución nos proporciona un plazo muy ajustado. Nuestro departamento de traducción lleva a cabo el trabajo y lo entrega dentro del margen de tiempo establecido. En siempre nos gusta confirmar que nuestros clientes reciben sus encargos sin retrasos, por lo que cuando no recibimos confirmación de lectura del correo de entrega de las traducciones les llamamos. A cinco minutos de cumplirse el plazo de entrega de este proyecto, y al ver que no teníamos confirmación de lectura ni respuesta de nuestro cliente, se le llamó para cerciorarnos de la entrega. El cliente confirmó que lo había recibido correctamente. La sorpresa vino cuando cuatro días después, ese mismo cliente se puso en contacto con nosotros para pedir que volviéramos a remitirle el documento, que hasta ese momento no había tenido tiempo de leerlo y que por error lo había borrado o no sabía dónde lo había puesto. Esto nos demuestra que la urgencia con que se hizo ese proyecto en realidad no había sido necesaria y nuestro cliente había abonado un plus de urgencia que muy probablemente podría haberse evitado.

Esto mismo nos sucede también con presupuestos que algunos clientes nos piden con urgencia, pero que transcurridos dos días, cuando les llamamos para hacer un seguimiento de los mismos, todavía no han leído.

Proyectos con urgencias mutantes:

A los traductores de TraducciónExperta les gusta llamar así a proyectos que inicialmente no son urgentes pero que a medida que transcurren las horas van convirtiéndose en “urgentillos”, urgentes, muy urgentes o no factibles. Por fortuna, esto solo sucede muy de vez en cuando. Para ello detallamos un caso real que nos sucedió el año pasado:

Un cliente solicita una traducción de poco más de 10.000 palabras. El plazo del que disponemos es de cuatro días hábiles (miércoles, jueves, viernes y lunes), por lo que se presupuesta como proyecto no urgente. Después de unas dos horas trabajando sobre esos textos, recibimos un correo del cliente que nos envía de nuevo los textos originales, diciendo que han sufrido variaciones (pero sin marcar los cambios) y que en lugar del lunes lo necesita para el viernes anterior antes de las 14.00. Nuestro equipo de traducción hace un gran esfuerzo y logra reorganizarse para cubrir las necesidades de este cliente. Pero, para nuestro estupor, por la tarde de ese mismo día el cliente nos escribe de nuevo diciendo que han tenido que recortar el plazo de entrega y que en lugar del viernes tiene que estar para esa misma tarde sin falta. Ante este último y drástico recorte de tiempo, nuestro equipo de traductores no podía ofrecer una solución viable que permitiera mantener la calidad del trabajo, por lo que se le comunicó al cliente que no nos era factible. A la media hora, el cliente nos remitió un correo electrónico diciendo que en otra agencia le habían dicho que sí se lo podrían entregar esa misma tarde, y que por tanto anuláramos el proyecto por nuestra parte. Para nuestra sorpresa, a primera hora del día siguiente el cliente nos llamó por teléfono. No dijo que lo que le habían entregado de la otra agencia el día anterior por la tarde era inservible, y nos instó a proseguir con el proyecto aunque lo entregáramos el viernes, como se había convenido.

Imposibles:

Pues sí: en esta vida hay cosas que no son posibles, aunque haya algunas empresas de traducción que se empeñen en convencer a sus clientes de que pueden hacer todo lo que se les pida. En este sentido en TraducciónExperta hemos vivido un sinfín de anécdotas: doscientas páginas en una hora, 480 horas de transcripción y traducción en un día, traducción jurada de 18.000 palabras para dentro de dos horas, revisión de la traducción de un manual de tres tomos en una mañana,…

En todo presupuesto o proyecto de traducción siempre hay que apelar al sentido común. A la larga, el cliente siempre agradecerá la sinceridad y un asesoramiento profesional. No hay que tener miedo a decir a un cliente que un plazo es insuficiente cuando verdaderamente es así.

Con este artículo queremos ofrecer a nuestros seguidores algo un poco distinto a lo que venimos ofreciendo en el blog. Se trata de una serie de anécdotas relacionadas con los plazos de entrega de los proyectos de traducción que hacemos. Son casos reales en los que no vamos a citar nombres por motivos de confidencialidad con los que pretendemos mostrar que la urgencia de algunos clientes puede ser bastante relativa.

Urgencias al elaborar presupuestos:

En nuestra profesión las prisas son algo cotidiano, incluso antes de poner en marcha una traducción. Que un cliente solicite que le remitamos un presupuesto lo antes posible es habitual. En cualquier caso, la frase hecha “las prisas no son buenas” viene aquí que ni pintada. Gran parte de las veces que nos solicitan un presupuesto “para ya”, el cliente se despista y no facilita datos absolutamente necesarios para ello, como el idioma o los idiomas de destino, o incluso olvida adjuntar la documentación para la que requiere dicho presupuesto.

La premura al solicitar un presupuesto no siempre es productiva. A colación de esto podemos citar la siguiente anécdota:

Un cliente recurrente de TraducciónExperta nos solicita a las 13.30 una traducción técnica de unas 2.600 palabras que desea recibir a lo largo de la tarde. No indica la lengua o las lenguas de destino, por lo que le localizamos por teléfono para que nos aclare ese punto, y él señala que la traducción es del español al italiano. En menos de diez minutos le remitimos el presupuesto, indicándole que necesitamos que nos lo confirme antes de las 16.00 para poder cumplir ese plazo de entrega, o de lo contrario no sería factible. Con el fin de agilizar la confirmación por parte del cliente, en vano tratamos de hablar con él en sus teléfonos en seis ocasiones. Pasadas las 17.30, dicho cliente nos contesta al correo y nos dice que al final la traducción la necesita del español al inglés, pero que tiene que estar entregada antes las 18.30. Nosotros le comunicamos que en una hora no podemos entregarle una traducción de esos textos con la calidad que nos gusta ofrecer, y que en cualquier caso podríamos entregarlo al día siguiente a primera hora. Finalmente, el cliente acepta la propuesto y nos dice que también le vale ese plazo de entrega.

Transferencia:

También nos sucede de vez en cuando que un cliente trata de “transferirnos” sus prisas o sus funciones. Esto puede sonar un tanto extraño, pero esta anécdota (que nos resultó un tanto surrealista) lo explica todo:

Una clienta nueva de una gran empresa nos remite un correo poniendo únicamente esto:

Necesito una traducción urgente. ¿Cuándo me la podéis entregar y cuánto me cobráis?

Un compañero de TraducciónExperta respondió solicitando información crucial para poder responder a su petición: idiomas de origen y destino, número aproximado de palabras o páginas, etc. Después, al no obtener respuesta, tras dos horas de espera ese mismo compañero llamó a la clienta por teléfono y comentó que necesitábamos cierta información para poder atender su solicitud. La cliente contestó diciendo que no tenía tiempo para contestarnos a ello, y que miráramos en la página Web de su empresa, en cierto apartado del que podríamos descargar los documentos en cuestión. Mi compañero accede a dicha Web, y para nuestra sorpresa nos solicitan un usuario y una contraseña para acceder a los documentos que debíamos presupuestar. Volvemos a contactar con la persona interesada y le comentamos lo sucedido. De nuevo insiste en su falta de tiempo y nos facilita el teléfono de su compañera para que hablemos con ella directamente. Al contactar con su compañera nos sucede lo mismo: también esta otra persona tiene escasez de tiempo, y nos facilita un teléfono que empieza por 902 para que hablemos con su departamento informático, donde nos facilitarán unas claves de acceso. Llamamos a dicho departamento de informática, donde un técnico nos dice que para crearnos un usuario y una contraseña tiene que solicitarlo alguien de su empresa. Escribimos por correo a la clienta que solicitaba el presupuesto pidiéndole que autorizara la creación de dicho usuario, a lo que se nos responde con: Cuando saque un rato lo solicito.

Transcurridos cuatro días sin más noticias, volvimos a contactar con esta clienta, pero de nuevo estaba muy “liada”. Nos dijo que cuando pudiera pediría los documentos y nos los enviaría. Una semana después, repetimos el contacto, pero la situación se repitió.

Al final, por nuestra parte hicimos varias tareas propias de un/a secretario/a que realmente no nos corresponden y que no sirvieron de mucho. De esto hace más de dos años, y no hemos vuelto a saber de esa clienta potencial.

Urgencias que no son:

Muchas de estas situaciones son gratificantes. Se dan cuando un cliente llama y dice que necesita una traducción urgente, pero realmente el plazo que nos da es muy holgado y no requiere urgencia. Además, el cliente recibe una agradable sorpresa cuando se le remite el presupuesto correspondiente y se le explica que no se le aplica tarifa de urgencia porque con el plazo que facilita no se considera como tal. Normalmente esto sucede con clientes poco habituados a contratar servicios de traducción, revisión o transcripción.

Pero también hay otro tipo de urgencias “relativas” que queremos ilustrar con la siguiente anécdota:

Un cliente nos solicita una traducción y para su ejecución nos proporciona un plazo muy ajustado. Nuestro departamento de traducción lleva a cabo el trabajo y lo entrega dentro del margen de tiempo establecido. En  TraducciónExperta siempre nos gusta confirmar que nuestros clientes reciben sus encargos sin retrasos, por lo que cuando no recibimos confirmación de lectura del correo de entrega de las traducciones les llamamos. A cinco minutos de cumplirse el plazo de entrega de este proyecto, y al ver que no teníamos confirmación de lectura ni respuesta de nuestro cliente, se le llamó para cerciorarnos de la entrega. El cliente confirmó que lo había recibido correctamente. La sorpresa vino cuando cuatro días después, ese mismo cliente se puso en contacto con nosotros para pedir que volviéramos a remitirle el documento, que hasta ese momento no había tenido tiempo de leerlo y que por error lo había borrado o no sabía dónde lo había puesto. Esto nos demuestra que la urgencia con que se hizo ese proyecto en realidad no había sido necesaria y nuestro cliente había abonado un plus de urgencia que muy probablemente podría haberse evitado.

Esto mismo nos sucede también con presupuestos que algunos clientes nos piden con urgencia, pero que transcurridos dos días, cuando les llamamos para hacer un seguimiento de los mismos, todavía no han leído.

Proyectos con urgencias mutantes:

A los traductores de  TraducciónExperta les gusta llamar así a proyectos que inicialmente no son urgentes pero que a medida que transcurren las horas van convirtiéndose en “urgentillos”, urgentes, muy urgentes o no factibles. Por fortuna, esto solo sucede muy de vez en cuando. Para ello detallamos un caso real que nos sucedió el año pasado:

Un cliente solicita una traducción de poco más de 10.000 palabras. El plazo del que disponemos es de cuatro días hábiles (miércoles, jueves, viernes y lunes), por lo que se presupuesta como proyecto no urgente. Después de unas dos horas trabajando sobre esos textos, recibimos un correo del cliente que nos envía de nuevo los textos originales, diciendo que han sufrido variaciones (pero sin marcar los cambios) y que en lugar del lunes lo necesita para el viernes anterior antes de las 14.00. Nuestro equipo de traducción hace un gran esfuerzo y logra reorganizarse para cubrir las necesidades de este cliente. Pero, para nuestro estupor, por la tarde de ese mismo día el cliente nos escribe de nuevo diciendo que han tenido que recortar el plazo de entrega y que en lugar del viernes tiene que estar para esa misma tarde sin falta. Ante este último y drástico recorte de tiempo, nuestro equipo de traductores no podía ofrecer una solución viable que permitiera mantener la calidad del trabajo, por lo que se le comunicó al cliente que no nos era factible. A la media hora, el cliente nos remitió un correo electrónico diciendo que en otra agencia le habían dicho que sí se lo podrían entregar esa misma tarde, y que por tanto anuláramos el proyecto por nuestra parte. Para nuestra sorpresa, a primera hora del día siguiente el cliente nos llamó por teléfono. No dijo que lo que le habían entregado de la otra agencia el día anterior por la tarde era inservible, y nos instó a proseguir con el proyecto aunque lo entregáramos el viernes, como se había convenido.

Imposibles:

Pues sí: en esta vida hay cosas que no son posibles, aunque haya algunas empresas de traducción que se empeñen en convencer a sus clientes de que pueden hacer todo lo que se les pida. En este sentido en TraducciónExperta hemos vivido un sinfín de anécdotas: doscientas páginas en una hora, 480 horas de transcripción y traducción en un día, traducción jurada de 18.000 palabras para dentro de dos horas, revisión de la traducción de un manual de tres tomos en una mañana,…

En todo presupuesto o proyecto de traducción siempre hay que apelar al sentido común. A la larga, el cliente siempre agradecerá la sinceridad y un asesoramiento profesional. No hay que tener miedo a decir a un cliente que un plazo es insuficiente cuando verdaderamente es así.

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