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Usando archivos de gran volumen en una agencia de traducción

Remitir y recibir archivos de gran volumen en los trabajos de traducción

Atrás han quedado aquellos documentos en texto plano que jamás superaban un megabyte y que podíamos remitir adjuntos por correo electrónico sin la menor preocupación.

Las posibilidades ahora son tan extensas como el tamaño que adquieren los ficheros con los que trabajamos a diario. A continuación vamos a dar algunos consejos sobre cómo se puede gestionar este tipo de archivos.

Hoy en día ya es extraño ver cualquier documento Word, Power Point o Excel que incorpore imágenes, gráficas o fotografías y no supere el megabyte. Eso por no mencionar los vídeos y archivos de audio, que cada vez se emplean con mayor frecuencia en nuestro sector, ya sea para proyectos de traducción o de transcripción. Y estos documentos tienden a ser cada vez más grandes.

¿Dónde está el límite?

Normalmente, los servidores de correo gratuito actuales, como los de Gmail o Yahoo, ya permiten envíos de al menos de 10 megabytes. En el caso de los servidores propios que las empresas tienen en sus premisas, estas condiciones suele ajustarlas el departamento de informática correspondiente. Por regla general no suelen aplicarse límites más restrictivos que los de los servicios de correo gratuitos.

En TraducciónExperta podemos recibir y enviar al menos 30 megabytes en un solo correo electrónico. Por tanto, la cantidad de megas que podemos enviar y recibir adjuntos en un correo depende del servicio de e-mail que estemos empleando. No obstante, ante un gran volumen de datos, si sospechamos que puede causarnos problemas, la mejor opción es recurrir a otras formas de envío complementarias al correo electrónico.

La mensajería ha quedado atrás

Hace años, cuando nos veíamos en la necesidad de enviar o remitir documentos de vídeo o audio extensos no teníamos más remedio que contratar servicios de mensajería. Estos servicios recogían y entregaban físicamente (en un CD, DVD o pen drive) los contenidos en dichos formatos que teníamos que traducir o transcribir. El coste en tiempo y dinero que suponía aquello ha quedado para la posteridad. Ya disponemos de múltiples formas de evitar aquel medio de envío y recepción. En el caso de nuestra agencia solo recurrimos ya a mensajerías o paqueterías cuando necesitamos remitir documentación física en papel como, por ejemplo, traducciones juradas.

¿Qué opciones tenemos?

Las formas de enviar o recibir documentos de gran volumen son muy diversas. En este artículo solo vamos a mencionar las dos que más hemos empleado últimamente en TraducciónExperta, aunque no son las únicas.

FTP: Una de ellas es habilitar un FTP (File Transfer Protocol). Este sistema está cayendo en desuso en nuestro caso al haber otros medios más cómodos y rápidos. Consiste, explicado de forma un tanto burda, en que un informático especializado se encargue de habilitar un espacio limitado en un disco duro de un servidor de nuestras propias instalaciones. Una vez hecho eso, a la persona que desee subir o descargar archivos a ese espacio FTP se le asigna un usuario y una contraseña. Otra manera que teníamos de utilizar el servidor FTP en nuestro quehacer diario era subir los trabajos terminados de nuestros clientes que ocupaban más megabytes de los permitidos por el correo. A continuación le facilitábamos la dirección FTP de su documentación (similar a una dirección HTTP de una página Web) y las contraseñas necesarias para su descarga.
Almacenamiento gratuito y en la Nube: Con la aparición de servicios gratuitos y seguros para el envío de archivos de gran volumen, el procedimiento del FTP prácticamente no lo empleamos. Algunos ejemplos de esos servicios son Wetransfer, Drive (de Google) o Dropbox. Estos medios, al igual que otros que van surgiendo para almacenamiento en la ya conocida Nube, permiten enviar y recibir archivos de al menos 2 gigabytes. Es un espacio más que suficiente para lo que habitualmente recibimos y enviamos en nuestra agencia. Además, la mayoría de estos almacenamientos gratuitos también permiten la contratación de una modalidad más profesional o para empresas que proporciona mayores prestaciones.

Las ventajas más destacadas de este sistema son:

Inmediatez y sencillez

además de no tener que utilizar medios físicos de envío, cada usuario puede hacerlo sin tener que esperar la ayuda de un informático.

Ahorro de espacio

no se utiliza el espacio físico propio.

Seguridad

son sistemas seguros y encriptados, que además eliminan los archivos a los pocos días (al menos en la versión gratuita). Además, al no estar en nuestras instalaciones, si nuestra red sufre alguna incidencia no se pierde el acceso a esos datos.

Difusión

al subir archivos a estos espacios se nos remite un enlace Web que hemos de utilizar para descargarlos. Este enlace podemos a su vez remitirlo a otras personas, lo que no facilita su distribución.

Acceso

a estos recursos se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil, por lo que no es necesario siquiera estar frente a un ordenador para enviarlos o recibirlos.
Al margen de esta oferta gratuita, algunas empresas de gran envergadura incluso han implementado sus propias plataformas internos de espacio en la Nube, a las que empleados y clientes puede acceder.

Por lo tanto, ya disponemos de medios digitales que nos hacen más fácil la vida cuando tenemos que tratar con archivos y documentación de gran volumen. Sólo tenemos que escoger entre las innumerables opciones que se nos ofrecen.